Tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Suomen sosiaalioikeudellinen seura ry:n henkilötietolain (10 JA 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen sosiaalioikeudellinen seura ry (SSOS)
Koukkutie 4
17200 VÄÄKSY
2. Rekisterin ylläpidon yhteyshenkilöt:
Puheenjohtaja: Yrjö Mattila
yrjo.mattila@helsinki.fi
040- 7154166
Jäsenvastaava/rahastonhoitaja Miia And
rahastonhoitaja.ssos@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste lakisääteiseen velvoitteeseen, oikeutettuun etuun ja suostumukseen seuraavasti:
Jäsenrekisteri:
Yhdistyslain 11 § mukainen lakisääteinen velvoite jäsenrekisterin pitämiseen.
Rekisteriä käytetään jäsenasioiden hoitoon sekä jäsenmaksujen perintään. Jäsenrekisteritietoja käytetään myös toiminnan suunnitteluun, jäsenille tiedottamiseen sekä tilastointiin ja toiminnan kehittämiseen.
Yhdistys ei luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman henkilön suostumusta, ellei sopimuksen täytäntöönpano edellytä sitä tai kyseessä ole lain määräämä velvoite.
4. Rekisterin tietosisältö
Jäsenistä kerätään ja tallennetaan seuraavia tietoja:
Rekisteröidyn perustiedot: etunimi, sukunimi, yhteystiedot (postiosoite, postinumero ja postitoimipaikka) ja sähköpostiosoite,
Vapaaehtoisena tietona: mahdollinen taustaorganisaatio tai opiskelupaikka
Yhteydeottolomakkeessa kerätään ja tallennetaan seuraavia tietoja:
Pakollisina tietoina: etunimi, sukunimi ja valinnaisina: sähköpostiosoite ja puhelinnumero
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisterin tiedot saadaan suoraan jäseniltä.
Jäseneksi voi liittyä Suomen sosiaalioikeudellinen seura ry:n verkkosivujen kautta, puhelimitse, sähköpostitse tai postittamalla jäseneksi liittymislomakkeen.
Ryhmät, joille henkilötietoja luovutetaan tai on luovutettu:
Yhteydenottolomakkeessa kysyttävät asiat ovat henkilön itse antamia, eikä niitä luovuteta eteenpäin.
6. Tietojen säilytysaika
Suomen sosiaalioikeudellinen seura ry:n on järjestänyt henkilötietojen käsittelyn tavalla, joka mahdollistaa henkilötietojen poistamisen tarpeen vaatiessa. Säilytämme tietoja jäsenyyden päättämiseen asti ja vain niin kauan kuin se on välttämätöntä lain mukaisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi.
Jäsenen tiedot poistetaan rekisteristä viimeistään viiden (5) vuoden kuluessa siitä, kun Suomen sosiaalioikeudellinen seura ry on saanut tiedon jäsenen eroamisesta tai erottamisesta. Ilmoituspäivän ja poistamisen väliseksi ajaksi jäsenen tiedot muutetaan passiivisiksi eikä niitä pysty näkemään kuin Suomen sosiaalioikeudellinen seura ry:n jäsenpalveluista vastaava henkilö/vastaavat henkilöt.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtäviin se kuuluu.
Aineistoa (esimerkiksi jäsenlistauksia ym.) säilytetään Suomen sosiaalioikeudellinen seura ry:ssä sähköisenä rekisterinä ja käytettävään laitteeseen on salasana.
Rekisteriä käyttävillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
8. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle sähköpostilla. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättynä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla Suomen sosiaalioikeudellinen seura ry:lle (www.sosiaalioikeus.fi) asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 4.2.2024.